עסקים רבים הם במהותם "מופע של איש אחד" שלרוב עובד מהבית. יועצים, מטפלים, כותבים, אומנים, סוחרי מניות, סוחרים במסחר אלקטרוני, יוצרים ועוד - כולם עובדים לבד, לרוב מהבית או מקליניקה סמוך לבית.

על פניו מדובר בחלום, אבל במציאות הרבה אנשים מתקשים מאד להעביר יום אפקטיבי ופעיל כשאין מי שאומר להם מה לעשות ומקפיד שהם עושים זאת. ימים שלמים עוברים בתחושה שלא עשינו כלום ועד מהרה המצב הזה יכול להפוך להרגל מאד לא טוב לעסק שלכם.

הפתרון טמון באימוץ שיטה לניהול זמן, או יותר נכון, לניהול של עצמך בזמן שיש לך.

הנה כמה כללים שאם תאמצו אותם, תרגישו מיד התקדמות וסיפוק מהיום שלכם.

לקום בבוקר ו"ללכת לעבודה"

התחושה שאם עובדים מהבית אז אין טעם להתלבש ולהתארגן בבוקר, היא שגויה בבסיסה. איך אפשר לצפות לנהל יום אפקטיבי כשאתם בפיג'מה. פיג'מה היא פינוק, ואם אתם רוצים לעבוד, אז רצוי לקום, לסדר את המיטה, להתלבש, להתאפר, לעשות ספורט, לאכול ארוחת בוקר, וכל דבר אחר שאתם עושים בבוקר שמכניס בכם אנרגיה ומוטיבציה לעבודה.

עשו הכל כאילו אתם עומדים לצאת מהבית ותתחילו לעבוד.

לנהל יומן

לא ניתן לנהל עסק ללא יומן. יומן ממלא כמה פונקציות בחייכם כבעלי עסקים וממש לא ניתן להסתדר בלעדיו.

סוג היומן לא חשוב, תוכלו להשתמש במה שנח לכם - יומן יומי, שבועי, חודשי, לוח שנה או יומן דיגיטלי במחשב או בטלפון. מה שחשוב הוא שיהיה לכם מקום לכתוב דברים בכל יום, שתוכלו לראות כמה ימים קדימה ואחורה במבט אחד, ושהוא תמיד יהיה איתכם.

ניהול סדר היום

מעבר לסימון פגישות וארועים ביומן, אתם צריכים לנהל סדר יום ומשימות דרך היומן.

סדר יום הוא דבר חשוב מאד. אצל חלק מהאנשים הוא מגיע בצורה טבעית, ואחרים צריכים לקבוע כמה נקודות ציון במהלך היום כדי לא ללכת לאיבוד. ישנן כמה דרכים לעשות זאת.

דרך אחת היא ממש לכתוב מה עושים בכל שעה, לדוגמא:

8:00-8:30 - יוגה

8:30-9:00 - ארוחת בוקר

9:00-10:00 - פגישה

אם קשה לכם לשמור על סדר יום ואתם מרגישים שהיום ממש בורח לכם, אז לסדר אותו ברמה כזאת שאתם מתוכננים על כל רגע ורגע, יכול מאד לעזור לכם. נסו לעשות זאת במשך שבוע ותראו אם אתם מרגישים אפקטיביים יותר.

פגישה עם עצמכם

בתוך סדר היום שלכם, קבעו נקודות שהן "פגישה עם עצמכם". הפגישה הזו נועדה כדי לפנות לכם זמן לעשות דברים חשובים לעסק, שאתם צריכים לעשות לבד. למשל: זמן לכתוב מאמר, זמן לעבור על חשבונות, זמן לעשות טלפונים וכו'.

אם אתם מתקשים לבצע משימות שקבעתם לעצמכם, והרשימה הולכת ומתארכת, אז פגישה עם עצמכם יכולה מאד לעזור. רוב הדברים לא יעשו אם תחכו לזמן פנוי לעשות אותם. קבעו לעצמכם זמן לכל דבר ותתפלאו איך דברים יתחילו לקרות.

מסמנים וי על משימות

נהלו רשימה של משימות! חשוב מאד שברגע שעולה בראשכם משהו שאתם צריכים לעשות ואינכם יכולים לעשות אותו מיד, שתוכלו לרשום אותו איפשהו כדי שלא יישכח. לצורך כך יכול להיות לכם פנקס, דף שאתם סוחבים איתכם, או אפליקציית ניהול משימות בטלפון. אל תשאירו את הדברים האלו בראש, כי הם יציקו לכם ויטרידו אתכם. ברגע שרשמתם, אתם חופשיים.

מי שמנהל רשימת משימות יודע שהיא נראית הרבה פעמים כמו משהו שרק הולך ומתארך, ומשימות נמחקות ממנה רק כשכבר התייאשנו מלמצוא זמן לעשות אותן, או כאשר הן הופכות ללא רלוונטיות. הטריק הוא לנהל רשימת משימות שמתקצרת ולא רק מתארכת, ואת זה עושים בעזרת יומן וקצת סלחנות כלפי עצמכם.

נכון שעל פניו, ביום של 8 שעות אתם אמורים להיות מסוגלים לבצע לפחות 20 משימות, אבל המציאות היא, שרוב האנשים לא מגיעים אפילו למשימה אחת ביום. לכן, הדרך לבצע משימות היא לרשום לעצמכם בכל יום 2 משימות לביצוע - לא יותר, ולקבוע "פגישה עם עצמכם" כדי לבצע אותן.

דרך אפילו טובה יותר היא לרשום 2 משימות בכל יום ביומן, ולבצע אותן מיד על הבוקר. כשתתרגלו לבצע משימות, יכול להיות שתצליחו להתפנות ליותר מ - 2 ביום. אבל בתור התחלה, 2 משימות ביום יקצרו לכם את הרשימה באופן מרשים ביותר, וייתנו לכם תחושת הישג שתהפוך את כל היום להרבה יותר אפקטיבי.

תכננו את השבוע מראש

תכנון של שבוע עבודה צריך להעשות בסוף שבוע שעבר. אם זה בסוף היום של יום חמישי, בשישי או במוצאי שבת, כך שתגיעו ליום ראשון עם יומן מסודר ומלא.

ישנם כמה דברים שכדאי מאד לשלב ביומן באופן קבוע:

1 - טלפונים: ביצוע של שיחות טלפון הוא דבר שרובנו נוטים לדחות אותו. בעידן הוואטסאפ, אנחנו יכולים לפעמים גם להמנע ממנו, אבל האמת היא שאם אתם רוצים להרגיש ש"סגרתם פינה", הכי טוב זה להרים טלפון ולדבר עם מישהו באופן ישיר.

כדי לתרגל את הפעולה הזו, וגם כדי לקדם דברים מהר יותר, קבעו לעצמכם לפחות שיחת טלפון אחת או שתיים ביום והשתדלו לבצע אותן על הבוקר, כך שלא תצטרכו לחשוב עליהן כל היום.

2. שיווק העסק: שיווק הוא הכלי שמביא לנו לקוחות ומגדיל את ההכנסות שלנו. לכן, עשו לעצמכם הרגל לקבוע אחת לשבוע שעה או שעתיים לביצוע פעולה שיווקית עבור העסק. כתיבת מייל ללקוחות, פוסט בפייסבוק, אפילו פגישת נטוורקינג נחשבת לפעולה שיווקית שאתם עושים עבור העסק שלכם.

נטרלו מסיחי דעת

לסיום ניגע בבעיה שקשה מאד להתגבר עליה כשעובדים מהבית - והיא הסחות הדעת.

עצם העובדה שאנחנו בבית, נחמדה ומפנקת ככל שתהיה, היא הסחת דעת בפני עצמה, בעיקר עבור הנשים שבינינו. הכביסות, הכלים, הבישולים ועשרות הסידורים שמחכים לנו, לפעמים הופכים את העבודה לבלתי אפשרית.

הפתרון הוא פשוט למרות שדורש קצת תרגול, ומורכב מכמה חלקים:

  1. הקפידו "להיות בעבודה". למרות שאינכם יוצאים מהבית, אתם צריכים להבהיר לבני המשפחה שכשאתם עובדים אתם כאילו לא בבית. אי אפשר לגשת ולבקש מכם דברים, אי אפשר להפריע לכם. אתם בעבודה!
  2. דר      יום קבוע - דיברנו על זה הרבה, אבל כשמדובר בענייני הבית, זה קצת שונה. אם אתם או אתן חייבים שהבית יהיה מסודר ונקי כדי שתוכלו לשבת בתוכו, אז שווה לעשות הרגל קבוע לבלות את השעה הראשונה בכל יום בסידור הבית, כדי שתוכלו להיות פנויים בשאר היום לדברים אחרים. אם אפשר להקדים ולעשות את הסידורים האלו בערב היום הקודם, מה טוב.
  3. עשו הפסקות. דווקא כשאנחנו עובדים מהבית, ובעיקר למי שעובד מול מחשב, לפעמים אנחנו שוכחים לקחת הפסקה. מחקרים אומרים שצריך 10 דקות הפסקה בכל שעה לערך. נשמע הזוי למי שרגיל לעבוד 5 שעות רצוף לפחות, אבל דווקא כאן עבודות הבית באות לעזרתנו.

השתמשו בהפסקות לביצוע עבודות בית, רק שימו לב לשעון, שלא תיכנסו לרצף של שעה וחצי נקיונות. הכוונה היא לקחת 10 דקות לקפל כביסה, רבע שעה למלא מדיח, 5 דקות לטאטא את הסלון.

זה ירענן לכם את המחשבה, יזיז לכם קצת את הגוף, וגם תוכלו לסמן עוד וי על משימה.

מובא ע"י עוגה - הפלטפורמה הדיגיטלית לעסקים קטנים