פגישות עסקים מלוות כמעט כל בעל עסק בעבודתו, ובכל הנוגע לעסקים קטנים, להם תקציבי שיווק קטנים, הצלחתה של פגישה עסקית עשויה להיות קריטית להמשך קיומו ושגשוגו של העסק. כיום, כשתרבות "מפגש על כוס קפה" נפוצה כל כך בקרב בעלי עסקים ופרילנסרים,  חשוב להיות ממוקדים ויעילים עם הזמן, לבחון את הצורך הממשי של הפגישה ולעקוב אחר מספר עקרונות שחשוב להקפיד עליהם כדי שהיא תהיה פגישה מניבה.

דע את הלקוח שלך

אולי המשפט החשוב ביותר בתחום השיווק. עוד לפני הפגישה, חשוב להבין עם מי אנו מועדים להיפגש, מה הם הצרכים שלו, מה הן נקודות החוזקה והחולשה שלו, כיצד הוא מתנהל במסגרת עבודתו ומה הן הציפיות שלו. ברגע בו אנו יודעים מבעוד מועד מה הלקוח מחפש – נוכל לשזור את השירותים שיש לנו להציע במהלך השיחה באופן אותנטי ולא מכירתי. אם מדובר בפגישה עם ספק או משקיע פוטנציאלי, הבקיאות בפרטים ובמספרים חשובה ותאפשר לכם להציג שליטה ומעורבות.

הכנה מוקדמת למפגש

במהלך שיחה טלפונית, חשוב להבין את מטרות הפגישה ולמקד אותן ביחד עם הלקוח. שיחה מפוזרת הופכת במהרה לשיחת חולין, ובשיחה מסוג זה הלקוח עלול להרגיש בנוח שלא לקבל החלטה משמעותית במעמד הפגישה. הזימון לפגישה יכלול כותרת קונקרטית ובה כתובה מטרת הפגישה, ולא כותרת תלושה כדוגמת "פגישת קפה" שתיתן ללקוח את התחושה שזו אינה פגישת עבודה רצינית אלא זמן פנאי ושיחת חולין. בנוסף, יש לבקש מהלקוח חומרים רלוונטיים לדיון וכן כל מסמך שתידרשו לעבור עליו מבעוד מועד. כדי לארגן את החומר באופן המיטבי, מומלץ להכין מצגת מסודרת אשר בהתאם אליה תתנהל הפגישה. כך, הדברים יאמרו באופן בהיר והפגישה לא תזלוג למקומות שאינם רלוונטיים.

פרזנטציה עצמית

כל שכן כשמדובר בפגישה עסקית חשובה במיוחד, מומלץ לקיים אימון מקדים ולתרגל את אופן העברת הרעיון והמסרים מול המראה או בכל מקום בו יש לכם האפשרות להיות לבד ולהקשיב לעצמכם. כך, תחושו ביטחון במהלך הפגישה ותאפשרו לה להתנהל ללא לחץ.

מהלך הפגישה

אדיבות ונעימות הן כלל ברזל בפגישת עסקים, ובוודאי בפגישה עם לקוח פוטנציאלי. בתחילת הפגישה מומלץ לאפשר לעצמכם להכיר את האדם שמולכם ולאפשר לו להכיר אתכם, לסמוך עליכם ובכך גם להגדיל את הסיכויים שהפגישה העסקית תשרת אתכם כמתוכנן. זאת, עושים על ידי שאילת שאלות פתוחות וחופשיות.

מעקב אחר הזמן הינה חיונית, כדי לוודא שאתם עומדים במטרות שהצבתם לעצמכם ולא מגיעים לשלב בו הלקוח או אתם צריכים לסיים את הפגישה עוד לפני שהגעתם לשורה התחתונה והחשובה מכל.

בפגישות עסקים, לעיתים התלהבות ולהט גורמים לשטף דיבור והתפרצות לדברי האחר. לכן, חשוב במיוחד לאפשר לצד השני לבטא את הרעיונות שלו ולחוש שיש לו מקום בעולמכם. שטף דיבור מהיר שאינו רואה את הלקוח, עלול לגרום לו לחוש מותקף.

בכל הנוגע לשפת גוף, מומלץ לשדר שפת גוף פתוחה – הרגליים אינן שלובות והידיים משוחררות בצדי הגוף. אם הצד השני יושב ברגליים או ידיים שלובות, זה סימן לכך שהוא עדיין סגור, חושש או ביקורתי ונדרש עוד זמן כדי לרכך אותו ולנטוע בו אמון. זאת, ניתן לעשות, שוב, על ידי שילוב של שאילת שאלות עדינות הקשורות אליו, אל משפחתו, אל עבודתו ובאופן מדוד לשתף גם בחייכם שלכם.

מכירה בפגישה – כיצד עושים זאת?

המטרה הראשונית בפגישת עסקים מסוג זה היא להפוך אותה למניבה ורווחית בעבורכם. בין אם הלקוח יסגור אתכם את העסקה במעמד הפגישה ובין אם ברור לכם שכאן מתחילה ידידות מופלאה שרק בהמשך הדרך תניב לכם פירות, מומלץ שלא לבצע מכירה אגרסיבית. משפט חכם אומר – "הלקוח הישראלי אוהב לקנות, אך לא אוהב שמוכרים לו".

ההכנה המוקדמת לפגישה, המצגת המאורגנת והמאמץ לעמוד בזמנים תיתן למפגש ארשת של רצינות ועבודה, ובהתאם לכך הלקוח יחוש ויבין את הלך הרוח ואת מטרת המפגש.

יחד עם זאת, המכירה מתבצעת כבר בשלב ההיכרות הראשוני, כשהצעד הראשון הוא הפתיחות. כל שאלה עליה יענה הלקוח, היא כלי עזר בשבילכם על מנת לאפיין אותו. מכירה אקטיבית ואגרסיבית עלולה להרוס את הלך הרוח בפגישה במידה והלקוח עדיין אינו בשל, אך הצגת יתרונות המוצר/שירות שלכם כמענה לצרכים העולים מתשובותיו של הלקוח תחלחל באופן טוב יותר ומבלי שהוא ירגיש מאוים או דחוק לקיר. זאת, עושים מתוך אכפתיות אמתית ומתוך אמונה מלאה שמה שיש לכם להציע, באמת יענה על צרכיו של הלקוח ויפתור לו בעיה.

לאחר הפגישה

בסיום הפגישה, חשוב מאוד לשלוח סיכום דברים למייל, עוד באותו היום. במייל הסיכום יכתבו נקודות אשר הועלו בפגישה, מטרות להמשך וסיכום דברים. חשוב להבין כי לעיתים נדרשת תקופת התוששות של מספר ימים עד שהלקוח יוצר קשר בחזרה. מומלץ שלא להרוס את הרושם החיובי שהשארתם על ידי נדנוד יום-יומי והמתנה לחוצה להתקדמות.

פגישה עסקית מוצלחת – הכנה מוקדמת, אותנטיות, אכפתיות וסיכום דברים

האופן בו אתם תופסים ומעריכים את עצמכם ואת העסק שלכם עובר אל הצד השני. לכן, ככל שתטיבו להגיע מוכנים, לעמוד בזמנים, לסכם את הפגישה במייל ולשדר מקצועיות, כך יחוש כלפיכם הלקוח הפוטנציאלי, והרי כולנו נעדיף לעשות עסקים עם אדם שיודע מה הוא עושה. פגישה עסקית צריכה להיות פגישת מכירה עדינה וזהירה, שמשלבת בתוכה שאילת שאלות מנחות, שיקוף דברים, ואכפתיות אמיתית שתאפשר ללקוח לרצות ללכת אתכם יד ביד.

מובא ע"י עוגה - הפלטפורמה הדיגיטלית לעסקים קטנים