בוודאי יצא לכם לשמוע על עסק שכלפי חוץ היה נראה משגשג, רווחי ומצליח, אך לפתע ביום בהיר אחד התברר לכם שהוא נקלע לחובות ואף נסגר. כידוע, ניהול כלכלי נכון של עסק הוא המפתח לרווחיות ולהצלחה אמתית, כזו שמורגשת גם בפנים ולא רק בחוץ.

עסקים קטנים ובינוניים – בעל עסק שעושה הכל

אחד המאפיינים של עסקים קטנים הוא העובדה שבעל העסק עושה כמעט הכל – הוא נותן השירות, הוא איש המכירות והוא גם אחראי על הכספים – בין אם קובע את התמחור, גובה את התשלום ומדווח לרשויות המס. בגלל אופי ההתנהלות והעובדה ש-"הכל נופל על איש אחד" – הדבר שהכי קל ליפול בו הוא עניין הסדר הכלכלי בעסק והבקרה התמידית. אנו נמצאים בשאיפה מתמדת להשיג עוד לקוחות, לתת להם את השירות או המוצר הטוב ביותר כדי שישארו איתנו, אנו גובים מהם את התשלום – וכאן מסתיימת השרשרת. אז איך באמת עושים את זה נכון ודואגים לתזרים מזומנים חיובי?

ניהול כלכלי נכון – 8 עצות הזהב

1.      ניהול יומן כספים – החשיבות של דו"חות בהם מצוינות ההכנסות וההוצאות של העסק היא חשובה מאין כמוה. מעבר לכך שזה הכרחי לצורך ניהול העסק, יש לזה השפעה פסיכולוגית חזקה במיוחד שמאפשרת לנו לחוש שליטה ולראות שחור על גבי לבן את הנתונים. תוכלו לעשות זאת באמצעות תוכנות יעודיות הנמצאות ברשת, וגם בקובץ אקסל – מומלץ לחשב בטבלה צדדית גם הכנסות / הוצאות עתידיות של העסק כדי לתכנן צעדים קדימה בצורה מושכלת.

2.      חשבון בנק עסקי – בין אם אתם עסק קטן או גדול, פטור או מורשה, חשבון בנק לעסק שלכם הוא חיוני ממספר סיבות:

·         כמה עבדנו באמת – בחשבון בנק עסקי נוכל לראות כמה כסף באמת הכנסנו מהעסק, וכתוצאה מכך לגזור לעצמנו פעולות נוספות: העלאת מחירים, גיוס לקוחות, קמפיינים של שיווק וכו'.

·         הוצאות של העסק ייעשו מתוך הכסף שהעסק הכניס – בין אם אנחנו מעוניינים לרכוש שירות של איש שיווק או לקנות מכונה חדשה לעסק – נדע בכל רגע נתון כמה כסף יש לנו כדי לעשות זאת.

·         השארת כספים לרשויות המס – אחת לחודש / חודשיים, רשויות המס לוקחות מחשבון הבנק שלנו את מה שמגיע להן. במידה ואנו מתנהלים עם חשבון אחד לצרכים האישיים ולצרכי העסק – אנו עלולים "לבזבז" את אותם כספים, בין אם בגלל חוסר תשומת לב ובין אם מתוך מחשבה שנכסה על זה בעסקאות חדשות – אך בסופו של דבר, במועד ההורדות – אנו עלולים להיקלע למצב בו ביטוח לאומי, מס הכנסה ומע"מ לא יכולים לגבות את התשלום כיוון שאנו נמצאים בחריגה. אז, מתחילות הבעיות – אזהרות, חובות ותשלומים מוגדלים. בחשבון בנק עסקי, אנו מעבירים אל חשבון הבנק הפרטי שלנו רק את מה ששייך לנו בנטו, ומשאירים שם את הכסף שרשויות המס צריכות לקחת במועד המצוין.

3.      ניהול חשבוניות באמצעות מערכת ממוחשבת – ישנו יתרון גדול בהוצאה של חשבוניות וקבלות באמצעות תוכנה ייעודית. לרב, התוכנות מאפשרות ניהול מקיף יותר שכולל גביה עתידית, שליחת דו"חות באופן ישיר לרו"ח דרך המייל, ניהול של מלאי ועוד.

4.      עבודה עם רו"ח – אמנם זוהי פריבילגיה כי בעל עסק יכול לנהל את ענייני הכספים והדיווחים בעצמו, אך בהשקעה מינימלית של 150-400 ₪ בחודש, ניתן לעבוד עם רו"ח שיעשה בעבורכם את העבודה השחורה וידאג שתהיו מכוסים וסגורים בכל הקשור לרשויות המס.

5.      הפקדה אחת לחודש – בחרו תאריך מסוים בחודש בו אתם מעבירים את הכספים שהצטברו בחשבון הבנק העסקי שלכם אל החשבון הפרטי.

6.      מעקב גביה – אחת לשבוע מומלץ לעבור על קובץ הגביה ולצלצל אל החייבים על מנת להסדיר את התשלום. ללא מעקב מסודר, בין אם באמצעות תוכנת חשבוניות ובין אם בקובץ אקסל, בעל עסק עסוק מאוד עלול לשכוח לקבל את ההכנסות המגיעות לו.

7.      אל תמשכו את כל ההכנסות של העסק – הקפידו למשוך לא יותר מ-80% מההכנסות שהצטברו בחשבון העסקי, כדי לדאוג גם לחודש הבא, במצב בו העבודה תהיה פחותה, לתקציבי שיווק או למקרה של הוצאות לא צפויות.

8.      הקטנת הוצאות – הקטנת הוצאות לא נוגעת רק במקרים של עסקים הנמצאים בקשיים כלכליים אלא לאורך כל חיו של העסק – הקפידו לאתר את הספקים הנכונים איתם תוכלו להגיע להסדר בכל הקשור לתשלומים וכמובן לתמחור המוצרים שלהם. עוד בנושא חיסכון – קצצו היכן שלא חייב להוציא, וזה כולל בדמי שכירות, הוצאות חשמל, הטבות לעובדים וכדומה. תוכלו לעמוד על כך באמצעות הסתכלות מחמירה אחת לרבעון על הוצאות העסק ולהבין מה מקדם ומה מיותר.

ניהול כלכלי נכון הוא המפתח להצלחת העסק

התייחסות ראויה לכסף אותו אנו מרוויחים בעסק משמעותית במיוחד ותביא לנו שגשוג והצלחה לאורך זמן, כמובן יחד עם עבודה נוספת הקשורה במישורים אחרים. הקפדה על תיעוד, גביה, חיסכון תמידי וראיה לעתיד הם רק חלק מעולמו הכלכלי של העסק הקטן והבינוני.

מובא ע"י עוגה - הפלטפורמה הדיגיטלית לעסקים קטנים