רוב העסקים הקטנים מבצעים תכנון תקציבי או תוכנית עסקית רק בתחילת הדרך, לפני פתיחת העסק, למרות שהוא צריך להיות חלק בלתי נפרד מההתנהלות היום יומית של העסק.

כשתדעו מה בדיוק לתכנן, יהיה לכם קל יותר וגם חשוב יותר להשקיע זמן בתקציב מדי יום, שבוע,  חודש או רבעון לכל הפחות. הנה כמה סעיפים קריטיים לתכנון תקציב.

כל כמה זמן צריך לתכנן תקציב?

שאלה לגיטימית שהתשובה עליה שונה מעסק לעסק. ההחלטה אם לתכנן תקציב לחודש, רבעון, חצי שנה, שנה או יותר, תלויה בעיקר בהתנהלות העסקית שלכם ובאופי העסק שלכם.

עסקים שעובדים על פרוייקטים למשל, רצוי שיתכננו את התקציב בהתאם למשך הזמן שלוקח להשלים פרוייקט.

עסקים שפעילותם תלויה בעונות - כמו עסקי תיירות למשל - כדאי שיעשו תכנון לעונה העמוסה יותר ותכנון לעונה החלשה יותר. כך יוכלו להתכונן מראש עם רזרבות כספיות, גיוס עובדים, שיפוצים וכו'.

לדוגמא: גן ילדים מבצע הוצאות גדולות בעיקר בסוף אוגוסט, בזמן ההתארגנות לקראת פתיחת השנה, לכן תקציב חודשי או רבעוני יכול להיות מטעה, ולהשאיר אותו ללא כסף נזיל בתקופת ההתארגנות.

רצוי שהתכנון התקציבי יראה לכם תמונת מאקרו וגם תמונת מיקרו. כלומר - תמונה שנתית או רב שנתית של התקציב העסקי שלכם, וגם מה בדיוק מתרחש בכל חודש או אפילו, בכל יום. היכולת לראות את התקציב בכמה צורות תיתן לכם תמונה שלמה שבעזרתה תוכלו לתכנן את הצמיחה של העסק ועתידו.

מה צריך.לכלול התקציב?  

ברור שתקציב צריך לכלול קודם כל את ההכנסות וההוצאות הצפויות של העסק ואת תזרים המזומנים.

ניהול תזרים מזומנים הוא אוויר לנשימה עבור כל עסק, ללא תזרים אתם עלולים להתפס לא מוכנים עם צ'קים חוזרים ומחסור חמור במזומנים.

דבר נוסף שחשוב לכלול בתקציב הן הוצאות עתידיות צפויות כמו שיפוצים שנתיים, רכישת ציוד, נסיעות לחו"ל, רכישת רכבים וכדומה. הוצאות עדתידיות חייבות להיות חלק מהתקציב כדי שתוכלו להתכונן מראש עם רזרבות של מזומנים.

עוד הוצאות עתידיות שהרבה בעלי עסקים "שוכחים" לקחת בחשבון, הן הוצאות מע''מ ומס הכנסה. אלא הוצאות שניתן לצפות אותן מראש, בהתבסס על חודשים קודמים או על צפי הכנסות, ולא פעם מדובר בסכומים שיכולים להיות גבוהים מאד עבור העסק שלכם. לכן חשוב מאד לקחת אותן בחשבון בתכנון התקציבי שלכם.

גידול בפעילות צריך גם הוא להילקח בחשבון בתכנון התקציב שלכם. אם אתם מתכננים פעולות שיווקיות או מכירתיות שמטרתן להגדיל את ההכנסות שלכם, רצוי שתכננו מראש את הגידול בהוצאות כמו משכורות ומלאי.

ומה עם ההכנסות?

הכנסות הן דבר שקשה יותר לצפות מראש, במיוחד אם מדובר בשנה הראשונה שלכם בעסק. הדרך הנכונה להתמודד עם זה, היא להיות כמה שיותר מציאותי לכיוון הפסימי. עדיף לצפות פחות הכנסות ולהישאר עם עודף תקציב מאשר עם חוסר.

חשוב לזכור

חשבוניות שמגיעות אחרי סוף החודש.

תשלומים ששולמו מראש לכל השנה כמו ביטוחים, משכורות, מקדמות מס הכנסה וכו'.

הוצאות חד שנתיות מיוחדות.

חיסכון / תקציב ל"בלתי צפוי" - תכננו מראש סכום חודשי שיישאר בצד ויהווה גיבוי למקרה שחסרים לכם כמה שקלים.

אז מאיפה מתחילים?

הכי קל להתחיל עם טבלת אקסל פשוטה. לעשות רשימה של ההוצאות שחוזרות מדי חודש ולשכפל אותן לכל החודשים. אחר כך לרשום הוצאות חד פעמיות בחודשים מסוימים או אחת לשנה, למשל: טיפול לרכב כל חצי שנה, או שדרוג ציוד פעם בשנה. סכום ההוצאה הצפוי הוא נתון שאפשר לשאוב משנים קודמות או פשוט לקבל הערכה מבעל מקצוע או בעל נסיון.

מה ההבדל בין תקציב לתוכנית עסקית

תוכנית עסקית מדברת בשפה קצת שונה ולרוב נותנת תמונה כללית יותר על ההתנהלות העסקית, בעוד שהתקציב מסתכל על הכל דרך מספרים.

בפועל, ההבדל העיקרי הוא שאנחנו בדרך כלל עושים תוכנית עסקית בתחילתו של העסק, או כאשר אנחנו נדרשים לכך ע"י גוף כלשהו - כמו בנק או קרן הלוואות.

התוכנית העסקית שאנחנו בונים בתחילת הדרך, באה להציג את התמונה הרצויה של העסק שלנו, כמו סוג של חזון עסקי. היא נוגעת בשאלות כגון: איך אנחנו רוצים שהעסק יעבוד, כמה הוא ירוויח, כמה לקוחות יבקרו בו ביום / בשבוע / בחודש. מתוך הדברים האלו, נגזרים המספרים.

לדוגמא: אם ייכנסו למאפיה 100 אנשים ביום, שכל אחד רוכש בממוצע ב - 20 ש"ח, אז תהיה לנו הכנסה בסיסית של 2000 ש"ח ביום.

התקציב, לעומת זאת, צריך לתת תמונה קצת יותר ריאלית שיש לה ביסוס במציאות, לדוגמא:

כרגע יש בחשבון הבנק 20,000 ש"ח וההכנסות הצפויה עד סוף החודש הן 20,000 ש"ח נוספים.

ההוצאות הצפויות הן:  10,000 ש"ח הוצאות קבועות (שכירות, ביטוחים, ארנונה, חשמל וכו') ועוד 5000 ש"ח משכורות, 5000 ש"ח חומרי גלם,  2500 ש"ח מע"מ, 2000 ש"ח הולכים לחסכון, 500 ש"ח מקדמות מס הכנסה וכו'.

לאחר חישוב כזה, אנחנו נשארים עם שורה תחתונה שניתן לעבוד איתה.

התקציב מאפשר לנו גם לעשות תיקונים תוך כדי תנועה.

אם למשל צפינו הכנסות של 20,000 ש"ח בחודש, אבל פתאום יש חגים / פרצה מלחמה / יש סערה ואף אחד לא יוצא מהבית / מתחרה פתח מעבר לכביש ולקח את כל הלקוחות אליו ופגע לנו בהכנסות, זה הזמן לגשת לתקציב, לעדכן את צפי ההכנסות ולצמצם את ההוצאות בהתאם.

הצבת מטרות בעזרת תקציב

בעלי עסקים רבים נוטים לא לחשוב הרבה על ענייני כספים, בעיקר כשהעסק נמצא במצב של השרדות. במקום זה הם שוקעים בעבודה, עד שמגיע הטלפון מהבנק, וזהו מתכון בטוח להפסדים וסגירה מוקדמת של העסק.

עבודה עקבית עם תקציב תעזור לכם להשאר תמיד מחוברים למצב הכלכלי של העסק (גם כשלא הכל ורוד), תאפשר לכם גמישות כלכלית ובסופו של דבר גם תוביל אתכם להצלחה.

מובא ע"י עוגה - הפלטפורמה הדיגיטלית לעסקים קטנים